e-form/Redakteur

Das intranetbasierte Redaktionssystem zur Produktion des Sächsischen Ausschreibungsblattes

Aufgabe

Die SDV AG verlegt im Auftrag der Sächsischen Staatsregierung das Sächsische Ausschreibungsblatt. Dort werden Bekanntmachungen für öffentliche Ausschreibungen wöchentlich publiziert. Die Einrichtung der Bekanntmachungen durch die sächsischen Vergabestellen erfolgte mehrheitlich in Papierform (Fax). Der Produktionsprozess des Ausschreibungsblattes war durch viele Medienbrüche gekennzeichnet und mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Der gesamte Produktionsprozess sollte neu organisiert und mit geeigneten technischen Lösungen optimal unterstützt werden.

Lösung

Der erste Schritt zu einer medienbrucharmen Produktionskette bestand in der Bereitstellung einer technischen Lösung zur elektronischen Übermittlung von Bekanntmachungstexten öffentlicher Ausschreibungen. Hierzu entwickelten wir gemeinsam mit der SDV AG "e-form" - eine formularbasierte Software zur strukturierten Erfassung der Bekanntmachungen. "e-form" wurde als Windowsclient und als webbasierte Applikation realisiert. Die Vergabestellen können in die feinstrukturierten Datenmasken alle Fakten zur geplanten Ausschreibung erfassen. "e-form" deskribiert die wichtigsten Daten und übermittelt diese XML-strukturiert zur SDV AG.

Dort werden die übersandten Daten entgegengenommen und dem Produktionssystem "e-form/Redakteur" zugeführt. Dabei wird der Großteil der zur Publikation benötigten Metainformationen aus der XML-Struktur ermittelt und in den Produktionsworkflow eingespielt. Redakteure der SDV AG verschlagworten die Bekanntmachungen mit zusätzlichen Informationen (z.B. CPV-Codes) und schließen dann die Bearbeitung der Bekanntmachungen ab.

Zum Redaktionsschluss generiert "e-form/Redakteur" dann komplett den Content des Sächsischen Ausschreibungsblattes. Für die Printfassung enthält die Datenbereitstellung schon viele Steueranweisungen für das Satzsystem, so dass der Aufwand zum Setzen der Printfassung minimiert werden konnte. Gleichzeitig generiert "e-form/Redakteur" die Fassung zur Veröffentlichung der Bekanntmachung auf dem Vergabeportal Vergabe24.

Herausforderung

Das Redesign des gesamten Produktionsprozesses unter Vermeidung von Medienbrüchen, der Abbau von Vorbehalten der beteiligten Redakteure und Lektoren gegenüber komplett bildschirmbasierten Arbeitsabläufen, die Vielzahl von Querverbindungen und Schnittstellen zu Satzsystemen, Vergabeportalen, Adressdatenbanken, Buchhaltung etc. stellten besondere Herausforderungen des Projektes dar.

Das Fazit ist aber durchweg sehr positiv: Durch "e-form" und "e-form/Redakteur" konnte der gesamte Produktionsprozess erheblich verkürzt und optimiert werden. Aufwände für manuelle Nacharbeiten und Korrekturen konnten minimiert werden und finden insbesondere nicht mehr in den kritischen Zeiträumen des Redaktionsprozesses statt.

Zusätzlich sind nun die Mitarbeiter der Redaktion durch das komplette elektronische Führen der Bekanntmachungen sofort in der Lage, auf Nachfragen der Vergabestellen zum Zugang der Bekanntmachungen ohne hohe manuelle Rechercheaufwände zu reagieren.